Plusieurs biais permettent de comprendre l’intérêt de s’intéresser aux systèmes d’information (SI) au sein même des entreprises. Soit via le concept de système, soit via le concept d’information, soit encore via l’entreprise. C’est par cette dernière que nous allons découvrir les SI.
En regardant sur internet, nous pouvons découvrir qu’une entreprise peut être définie au travers des définitions suivantes :
(Wikipédia) Une entreprise est une organisation ou une unité institutionnelle, mue par un projet décliné en stratégie ou en politiques et plans d’action, dont le but est de produire et de fournir des biens ou des services à destination d’un ensemble de clients ou usagers.
(Larousse) Affaire agricole, commerciale ou industrielle, dirigée par une personne morale ou physique privée en vue de produire des biens ou services pour le marché ; unité économique de production ; firme : Entreprise industrielle, commerciale.
(INSEE) L’entreprise est la plus petite combinaison d’unités légales qui constitue une unité organisationnelle de production de biens et de services jouissant d’une certaine autonomie de décision, notamment pour l’affectation de ses ressources courantes.
Dans notre contexte d’architecture d’entreprise, nous devons considérer l’entreprise comme étant une :
Organisation collaborative qui se donne les moyens de réagir au CHANGEMENT
Les définitions sont unanimes, une entreprise est avant tout une organisation.
Bien sûr qu’une organisation est subdivisée en domaines, qui sont composés de zones d’influence, d’activités et de prise de décision distincte au sein de cette même organisation (extrait de Sociocracy 3.0). Mais le fait qu’ici j’insiste sur la collaboration a pour unique intention de mettre en avant la relation entre les employés ou les agents. Ceci est primordial.
Cette relation est à l’image de la culture d’entreprise. Elle rend capable l’entreprise de réagir aux évènements extérieurs, même les plus inattendus. Ces relations mises toutes ensembles constituent une manière de comprendre comment l’entreprise bouge pour rencontrer, servir ou livrer ses clients.
De plus, à l’intérieur de ces relations qui lient les acteurs de l’entreprise entre eux, il y a l’information, matière (intangible) qui circule au sein même de l’entreprise.
Au travers d’une vue holistique, nous pourrions nous apercevoir que ces relations, donc composées d’information, déterminent des flux structurants de l’entreprise. En effet, une entreprise, comme tout système, est composée d’ « un ensemble d’éléments qui interagissent entre eux dans un but commun ». Et c’est justement ce but commun qui va nous permettre de distinguer 2 grands types de flux : les flux de décision et les flux de matière.
Flux de décision : Comment l’entreprise décide-t-elle ? Que décide-t-elle ? Assume-t-elle ? L’entreprise est en quête constante de connaissance afin de pouvoir évaluer (liste non exhaustive) :
- La pertinence de sa proposition de valeur,
- Son placement sur le marché,
- Sa performance financière …
Ces évaluations vont permettre d’estimer le gap entre la décision et l’action qui s’en suit. Il est important pour une entreprise de pouvoir se remettre en question et d’accepter de changer (de décision ou d’action, voire les deux !).
Flux de matière : Toute entreprise fournit un service et/ou fabrique un produit, appelé « proposition de valeur ». Pour assumer cette proposition, une dynamique (interne à l’entreprise) se met en place. Lorsqu’il s’agit d’une fabrication d’un produit physique, nous comprenons facilement le déplacement de la matière et sa transformation vers le produit final. Lorsqu’il s’agit d’une fourniture de services, il en va autrement. Pourtant la matière existe également, il s’agit d’une information liée à la prestation, à l’effort d’un consultant en ce compris sa formation et sa montée en compétences/maturité ou encore à la consommation par le client (ou l’usager pour une administration) d’information. Le contrôle qualité dans les deux cas existe et amène également aux mêmes impacts lorsqu’il est abouti : la satisfaction du client.
Ces deux flux sont indissociables : l’un amène à la vue de la satisfaction du client, l’autre amène à une vue de la capacité de l’entreprise à s’adapter. Le changement de l’entreprise passe par ces flux.
L’entreprise doit être vue comme un système en quête de connaissances.
Tout d’abord la connaissance de l’entreprise (dans le temps – sur la durée) permet de comprendre comment l’entreprise change, c’est-à-dire comment elle agit et comment elle réagit. Ensuite en tant que système, l’entreprise intègre la notion d’environnement (contexte des actions et réactions, influence des marchés, tendances de la société, évaluation et recommandation d’auditeurs …). Sur base des constats liés à l’environnement, l’entreprise va adapter (réguler) sa manière de faire. Elle va changer et apprendre … en permanence !
L’entreprise se compose de deux systèmes : Le système de pilotage et le système opérant.
Un système de pilotage : endroit névralgique qui contient l’ensemble des activités et des moyens permettant à une organisation de décider et de contrôler.
Un système opérant : endroit où les activités et les moyens permettent à une organisation de transformer et de produire de la matière. Et le système d’information dans tout çà ? Il soutient ces deux systèmes pour qu’ils puissent bénéficier de la bonne information au meilleur moment au bon endroit de l’entreprise dans l’intérêt de leur mission.
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Et le système d’information dans tout çà ? Il soutient ces deux systèmes pour qu’ils puissent bénéficier de la bonne information au meilleur moment au bon endroit de l’entreprise dans l’intérêt de leur mission.
Lilian Duchêne 